Important à savoir: comment réussir sa reprise d'activité?
Published on :
23/04/2020
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Face à la date butoir du déconfinement, annoncée pour le 11 mai prochain, de nouvelles questions se posent pour les entreprises pour amorcer la reprise de l’activité.
Les informations communiquées dans la présente note peuvent évoluer quotidiennement en fonction des décisions qui pourraient être prises dans les prochains jours par les pouvoirs publics.
Cette note sera actualisée en conséquence et nous pourrons partager avec vous les expériences connues par nos clients et contacts sur la question.
A quoi correspond la date du 11 mai prochain ?
- Un déconfinement possible par région : un plan de déconfinement sera communiqué par le Gouvernement fin avril. Ce plan déterminera les modalités de ce déconfinement.
- Certains secteurs, tels que la restauration, ne seront pas autorisés à reprendre leur activité au 11 mai. Le dispositif d’activité partielle pourrait être prolongé en l’état jusqu’à 2021, y compris pour les entreprises qui ouvrent entre temps. En outre, la réouverture des restaurants et des bars pourrait être soumise à une autorisation préalable de la part de l’Inspection du travail et de l’Agence Régionale de Santé.
- Certains salariés, actuellement en arrêt de travail pour garde d’enfants ou en raison de leur vulnérabilité face au Covid-19, ou de leur cohabitation avec une personne vulnérable, devraient être pris en charge par le dispositif d’activité partielle à compter du 1er mai (amendement déposé par l’Assemblée Nationale lors de la lecture du PLFR pour 2020 en date du 17 avril et adopté par le Sénat le 22 avril). Ce placement s’effectuerait même si l’entreprise dont relève le salarié n’est pas elle-même en activité partielle. L’adoption définitive du projet de loi devrait sûrement avoir lieu le 24 avril.
Comment préparer la reprise ?
La reprise de l’activité nécessitera une profonde réflexion et impliquera de repenser l’organisation et les conditions de travail pour anticiper celle-ci et les risques de propagation du virus du Covid-19.
La reprise du travail sera nécessairement progressive et ne concernera pas tous les salariés, le télétravail et l’activité partielle devant être favorisés pour certains même après le déconfinement.
La préparation de la reprise et l’élaboration d’un plan de reprise s’anticipent dès maintenant, avec les partenaires incontournables que sont les IRP et le Médecin du travail.
Le défi majeur de la reprise de l’activité pour l’entreprise sera d’assurer la sécurité et la santé au travail des salariés qui devront rependre le chemin du travail.
- Le rôle des IRP
La reprise de l’activité nécessitera la mise en place de mesures de prévention renforcées pour faire face au Covid-19 et adaptées aux spécificités de chaque entreprise.
Les récentes condamnations judiciaires, en particulier celles concernant Amazon et Carrefour, appellent à la plus grande vigilance sur la mise en place de ces mesures et invitent les entreprises à associer étroitement les Représentants du personnel dès que possible et ce, à tous les stades, depuis la phase de réflexion et d’évaluation des risques professionnels induits par l’épidémie de Covid-19, à l’adoption des mesures adaptées, jusqu’au suivi et au contrôle du respect de celles-ci.
Pour rappel, l’employeur doit consulter le CSE en cas de modification importante de l’organisation du travail (L. 2312-8 du Code du travail).
Le Ministère du travail précise que si l’urgence l’exige, l’employeur peut prendre des mesures conservatoires avant d’avoir procédé à la consultation du CSE (QR du 17 avril 2020).
Toutefois, nous recommandons de consulter systématiquement le CSE préalablement à la mise en place des mesures préventives ou la modification de l’organisation du travail et d’anticiper cette consultation dans la perspective de la reprise (Ordonnance du TJ de Nanterre du 14 avril 2020, n°20-00503, affaire Amazon).
Une ordonnance du 22 avril 2020 (n°2020-460) prévoit en son article 9 une possible réduction des délais de consultation et d’information du CSE, ainsi qu’au déroulement des expertises, ayant pour objectif de faire face aux conséquences économiques, financières et sociales de la propagation du COvid-19. Un décret en Conseil d’Etat devrait définir ces modalités dérogatoires.En l’état des textes et en cas de blocage, ces délais sont d’un mois voire de deux mois en cas de désignation d’un expert.
En parallèle du CSE, certaines entreprises ont sécurisé les conditions de la reprise progressive de leur activité via la négociation avec leurs syndicats représentatifs d’accords collectifs organisant très souvent les modalités de maintien de la rémunération à 100 %, par la mise en place de fonds de solidarité, d’un système de don ou de monétisation du compte épargne temps, en contrepartie de l’aménagement des congés, l’organisation des conditions de travail et de mesures de sécurité adoptées dans le cadre de la reprise.
- Le rôle de la Médecine du travail
Dans le contexte épidémique que nous rencontrons, les SST ont pour priorité de :
- Diffuser au sein de l’entreprise des messages de prévention contre le risque de contagion,
- Aider les entreprises dans la définition et la mise en œuvre des mesures de prévention et l’évaluation des risques
- Informer sur l’évolution des connaissances liées au Covid-19.
En outre, le rôle du médecin du travail est élargi dans le contexte actuel puisque (Ordonnance du 1er avril 2020, n°2020-386) :
- Il peut prescrire et renouveler un arrêt de travail en cas d’infection ou de suspicion d’infection au Covid-19 ou au titre des mesures de prévention en cas de risque sanitaire grave et exceptionnel, notamment d’épidémie,
- Il peut procéder à des tests de dépistage du covid-19 selon un protocole défini par arrêté des ministres chargés de la santé et du travail.
Un décret devrait paraitre pour déterminer les conditions d’application de ces nouvelles missions.
En outre, le médecin du travail et les services de santé au travail doivent être associés à la mise à jour du DUER ainsi qu’à la vérification, poste par poste, de l’adéquation des mesures de protection prises, de la mise en œuvre et du respect de celles-ci.
- L’évaluation des risques professionnels et la mise à jour du DUERP
L’établissement d’une cartographie des métiers de l’entreprise et l’évaluation des risques associés à chacun de ces métiers au regard de l’épidémie du Covid-19 est une étape cruciale qui permettra de définir les actions de prévention les plus adaptées à la situation de crise sanitaire et couvrant les dimensions techniques, humaines et organisationnelles.
Cette évaluation des risques professionnels devra se faire en étroite collaboration avec le CSE et la Médecine du travail et doit donner lieu à l’actualisation du document unique d’évaluation des risques (DUER) prévues à l’article R. 4121-2 du Code du travail.
Le DUER doit, en effet, être mis à jour lors « de toute décision d’aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail » ou « lorsqu’une information supplémentaire intéressant l’évaluation d’un risque dans une unité de travail est recueillie ».
Cette mise à jour pourra être guidée par les principes et méthodologies issus des décisions judiciaires rendues sur le Covid-19 et les recommandations du Gouvernement, notamment :
- L’évaluation des risques de contamination par le virus existant sur les divers postes de travail, sans se limiter à paraphraser les recommandations publiques ou officielles du gouvernement ou des autorités sanitaires.
- La prise en compte des risques induits par la nouvelle organisation de l’entreprise dans le contexte de la crise (risques nouveaux générés par le fonctionnement en mode dégradé de l’entreprise, des nouvelles contraintes de travail, des risques psychosociaux tels que l’isolement, les inquiétudes par rapport au risque de contamination, la remise en cause du sens du travail etc.).
- La définition des consignes relatives au port et à l’utilisation des équipements de protection individuels (EPI) tels que les masques et les gants.
- La mise en place des outils de recensement et de suivi des travailleurs suspectés d’infection ou malades ainsi que des salariés ayant pu être en contact étroit avec ces derniers.
Les mesures de prévention doivent être portées à la connaissance des salariés selon des modalités adaptées.
Il est préconisé de prévoir, a minima, un courrier remis à l’ensemble des salariés, l’envoi d’emails pour sensibiliser les salariés au respect des mesures ainsi qu’une actualisation de celles-ci sur l’intranet de l’entreprise.
Un kit d’accueil, comprenant notamment un livret d’information et les équipements individuels de protection (masques, blouse, gel hydroalcoolique), pourra, par exemple, être distribué aux salariés reprenant leur activité au sein de l’entreprise.
Une campagne de communication et d’information à destination des salariés plus élaborée et robuste pourrait être mise en place pour permettre non seulement d’assurer le respect des mesures prises dans le contexte de crise sanitaire mais également l’adhésion des salariés aux contraintes nouvelles.
Certaines sociétés ont désigné des ambassadeurs de l’hygiène et de la sécurité afin de garantir le respect par les salariés des mesures barrières et des consignes de sécurité et de prévention du risque de contamination. Ces ambassadeurs devront établir des comptes-rendus réguliers, écrits, sur le respect de ces consignes (ordonnance du TJ de Nanterre du 14 avril 2020, n°20-00503).
Cette communication vers les salariés sera d’autant plus importante dans un contexte de reprise progressive d’activité qui pourrait, dans un premier temps, se faire sur la base du volontariat des salariés.
- Les mesures incitatives à la reprise d’activité
Les salariés vivent différemment les contraintes imposées par cette crise sanitaire sans précédent et le confinement.
Ils abordent la reprise d’activité tout aussi différemment, certains étant impatients de reprendre, pour des raisons diverses et notamment par crainte de se retrouver au chômage, d’autres ne voulant pas reprendre leur activité en particulier par crainte d’être contaminés par leurs collègues.
Au-delà de cette dimension psychologique, le gouvernement a adopté, dans le contexte spécifique du Covid-19, des modalités spécifiques d’octroi d’une prime exceptionnelle pour « récompenser » les salariés contraints de travailler pour maintenir une activité essentielle à la Nation mais également pour inciter certains à la reprise d’activité.
Les modalités de versement de la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat ont été modifiées afin d’en assouplir les conditions de versement (Ordonnance du 1er avril 2020, n°2020-385) :
| PEPA initiale | PEPA modifiée | |
| Date limite de versement | 30 juin 2020 | 31 août 2020 |
| Conditions pour le versement de la prime exonérée à hauteur de 1.000 € | Nécessité de conclure un accord d’intéressement au plus tard le 30 juin 2020 (durée d’1 à 3 ans), sauf exceptions. | Plus de condition d’accord d’intéressement |
| Conditions pour le versement de la prime à hauteur de 2.000 € | NA | Nécessité de conclure un accord d’intéressement au plus tard le 31 août 2020 (durée d’1 à 3 ans) |
| Bénéficiaires | -salariés liés par un contrat de travail -intérimaires mis à disposition de l’entreprise utilisatrice A la date de versement de la prime |
-idem -idem A la date de versement de la prime ou à la date de dépôt de l’accord d’entreprise ou de groupe ou de signature de la décision unilatérale de l’employeur. |
| Modulation envisageable | En fonction de : -la rémunération -niveau de classification -durée de présence effective pendant l’année écoulée -durée de travail contractuelle |
En fonction de : Idem Ajout du critère de modulation : conditions de travail liées à l’épidémie de Covid-19 |
- Les outils pour faire face aux difficultés économiques structurelles
Malgré les mesures mises en place par le Gouvernement d’une ampleur inédite, certaines entreprises pourront malheureusement connaître des difficultés économiques structurelles qui nécessiteront la suppression des emplois.
Ces entreprises pourront-elles licencier leurs salariés malgré le fait qu’elles aient bénéficié des aides de l’Etat dans le cadre du dispositif d’activité partielle ?
Les textes en vigueur n’imposent pas d’engagement de maintien dans l’emploi lorsque l’activité partielle est mobilisée, un tel engagement n’étant rendu obligatoire qu’en cas de renouvellement d’une demande d’activité partielle accordée au cours des 36 derniers mois.
En revanche, lors du renouvellement d’une demande, lorsqu'une autorisation d’activité partielle a été accordée au cours des 36 mois précédents, elle ne peut être renouvelée qu'à la condition que l'employeur prenne des engagements portant sur (article R.5122-9 du Code du travail) :
- le maintien dans l'emploi des salariés pendant une durée pouvant atteindre le double de la période d'autorisation ;
- des actions spécifiques de formation pour les salariés placés en activité partielle ;
- des actions en matière de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ;
- des actions visant à rétablir la situation économique de l'entreprise.
En cas de non-respect des engagements pris, l'administration peut procéder au recouvrement de tout ou partie des sommes versées pour tout ou partie de la période couverte par l'autorisation, si l’entreprise n'est pas en mesure de justifier d'un motif légitime.
En conséquence, si l’activité partielle a été renouvelée au cours des 36 derniers mois et qu’un engagement de maintien dans l’emploi a été pris, un dialogue avec l’administration doit s’instaurer dès que possible pour expliquer la situation, notamment la dégradation soudaine du contexte, le maintien des arrêtés de fermeture etc.
Pour gérer les difficultés économiques structurelles, plusieurs véhicules juridiques pourront être mobilisés, notamment :
- les accords de performance collective (permettant une gestion plus flexible de la durée du travail et de la rémunération),
- les accords de compétitivité,
- les accords de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences,
- le congé de mobilité,
- les ruptures conventionnelles collectives (avec un engagement de maintien dans l’emploi),
- ou encore un Plan de sauvegarde de l’emploi.
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